Regionalna Izba Obrachunkowa w Katowicach ma sporo uwag do pracy urzędników w Urzędzie Gminy Mstów. Kolejne uwagi dotyczyły pracy w księgowości, za którą odpowiedzialni są skarbnik Maria Skibińska i wójt Tomasz Gęsiarz.

Uwagi dotyczyły:

W latach 2017 - 2019 zaniechano bieżącego ewidencjonowania w księgach rachunkowych Urzędu Gminy Mstów zmian w stanie środków trwałych na koncie 011 „Środki trwałe” związanych z podziałem, sprzedażą i nabyciem nieruchomości gminnych. 14 Naruszono tym art. 20 ust. 1, art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r., poz. 1047 z późn. zm.). Zgodnie z przytoczonymi przepisami, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Księgi uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań.

Naruszono tym również zasady funkcjonowania konta 011 określone w załączniku nr 3 do:
- obowiązującego od dnia 1 stycznia 2018 r. rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r., poz. 1911 z późn. zm.),
- rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289 z późn. zm.). Było to również niezgodne z zasadami określonymi w planie kont wprowadzonymi zarządzeniem Nr 4/2018 Wójta Gminy Mstów z dnia 4 stycznia 2018 r. ze zm., a poprzednio zarządzeniem Nr 83/2010 Wójta Gminy Mstów z dnia 31 grudnia 2011 r. ze zm.

Powyższe dotyczyło:
- pięciu działek zbytych w 2019 r. z gminnego zasobu nieruchomości, które wyksięgowano z ewidencji środków trwałych z konta 011 z opóźnieniem wynoszącym od pięciu do jedenastu miesięcy po dniu zawarcia umowy przeniesienia własności nieruchomości. Nieruchomości wyksięgowano na podstawie dowodów księgowych o nr 604 i nr 609 z dnia 31 grudnia 2019 r.,
- jednej działki zbytej w 2018 r. na podstawie aktu notarialnego z dnia 5 lipca 2018 r., wyksięgowanej z ewidencji środków trwałych z opóźnieniem pięciu miesięcy, na podstawie dowodu księgowego nr 578/2018 z dnia 31 grudnia 2018 r.,
- ujęcia zmian w ewidencji środków trwałych dotyczących podziału działek gminnych o nr 840/7, 850/8 i 840/13 dokonanych decyzją nr GK.6831.8.2018 z dnia 4 lipca 2018 r., na podstawie dowodu księgowego 603/2019 z dnia 31 grudnia 2019 r.,
- ujęcia zmian w ewidencji środków trwałych związanych z zamianą działek gminnych o łącznej powierzchni 0,0882 ha, na działki o łącznej powierzchni 0,0828 ha, dokonaną na podstawie aktu notarialnego z dnia 3 lipca 2019 r., pod datą 31 grudnia 2019 r. na podstawie dowodów księgowych nr 606/2019 i 611/2019,
- ujęcia w ewidencji środków trwałych działki nr 1286 o pow. 1,5979 ha nabytej przez Gminę Mstów na podstawie decyzji Wojewody Śląskiego z dnia 15 maja 2018 r., która stała się ostateczna z dniem 5 czerwca 2018 r., pod datą 31 grudnia 2019 r. na podstawie dowodu księgowego nr 603/2019. Pismo w sprawie nabycia ww. nieruchomości Specjalista ds. Gospodarowania Nieruchomościami sporządził z datą 2 stycznia 2019 r., w dokumentacji brak potwierdzenia kiedy ww. pismo faktycznie zostało przekazane do księgowości w celu ujęcia ww. operacji w księgach rachunkowych.

W konsekwencji ww. operacji nie wykazano w bilansie jednostki Urzędu Gminy Mstów sporządzonym według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. oraz w informacji o stanie mienia jednostki samorządu terytorialnego wg stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. 15 Dokonując weryfikacji konta 011 – 0 – „Grunty” wg stanu na 31 grudnia 2018 r. nie stwierdzono w tym zakresie różnic inwentaryzacyjnych. Zgodnie z obowiązującą instrukcją inwentaryzacyjną wprowadzoną zarządzeniem Nr 12/2002 Wójta Gminy Mstów z dnia 31 grudnia 2002 r. ze zm. wprowadzonymi zarządzeniem Nr 41/2008 Wójta Gminy Mstów z dnia 29 sierpnia 2008 r., na ostatni dzień każdego roku obrachunkowego przeprowadza się inwentaryzację m.in. gruntów, drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.

Zgodnie z wyjaśnieniami pracowników Referatu Finansowo-Księgowego zmiany w ewidencji środków trwałych związane z podziałem, sprzedażą i nabyciem nieruchomości gminnych, które wpłynęły do księgowości z Referatu Gospodarki Przestrzennej, Rolnictwa i Ochrony Środowiska w 2019 r., wprowadzono do ksiąg rachunkowych roku 2019. Okresem sprawozdawczym dla środków trwałych - gruntów jest okres roczny, gdyż sporządza się tylko i wyłącznie sprawozdania roczne i są to: sprawozdanie roczne o środkach trwałych SG-01 sporządzane do GUS oraz bilans jednostki budżetowej. Ponadto, od gruntów nie nalicza się amortyzacji dla celów bilansowych, a więc okres ich przyjęcia nie wpływa na koszty w ciągu roku. Na pismach otrzymywanych z Referatu Gospodarki Przestrzennej, Rolnictwa i Ochrony Środowiska w sprawie sprzedaży/podziałów/nabycia gruntów, pracownik Referatu Finansowo-Księgowego (który w swoim zakresie czynności miał księgowanie środków trwałych i do którego bezpośrednio były składane pisma) nie umieszczał daty otrzymania pism - stąd trudno jest obecnie stwierdzić, z jaką datą pisma te wpłynęły do Referatu Finansowo-Księgowego.

Terminy przekazywania zmian w stanie środków trwałych do Referatu Finansowo-Księgowego zostały określone w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, wprowadzonej zarządzeniem Wójta Gminy Mstów Nr 20/2015 z dnia 27 lutego 2015 roku”. Zgodnie z ww. instrukcją, akty notarialne dotyczące nieruchomości (umowy sprzedaży, zamiany) powinny zostać przekazane przez Referaty merytoryczne do referatu księgowego w terminie 3 dni po podpisaniu.

Zadania związane z przygotowaniem nieruchomości do sprzedaży, sprzedażą nieruchomości, przekazywaniem danych w tym zakresie do księgowości oraz sporządzaniem informacji o stanie mienia należały do obowiązków pracowników Referatu Gospodarki Przestrzennej, Rolnictwa i Ochrony Środowiska. Nadzór w tym zakresie sprawował jego Kierownik.

Prowadzenie ewidencji środków trwałych należało do obowiązków pracownika Referatu Finansowo-Księgowego, nadzór w tym zakresie sprawowała p. Maria Skibińska – Skarbnik Gminy Mstów.

Dane do bilansu Urzędu Gminy Mstów wg. stanu na dzień 31 grudnia 2018 r. przygotował Inspektor ds. księgowości budżetowej. Bilans Urzędu podpisali: p. Maria Skibińska – Skarbnik Gminy Mstów oraz p. Tomasz Gęsiarz – Wójt Gminy Mstów.

Wniosek nr 8
Wzmocnić nadzór nad pracownikami Urzędu Gminy Mstów w zakresie terminowego przekazywania informacji o zmianach w stanie środków trwałych oraz bieżącego ujmowania tych zmian w księgach rachunkowych, celem zapewnienia prezentacji tych danych w sprawozdaniu finansowym jednostki Urzędu Gminy oraz prawidłowego sporządzania informacji o stanie mienia, stosownie do art. 20 ust. 1, art. 24 ust. 5 pkt 1, art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r., poz. 217 z późn. zm.), 16 art. 267 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 305 ), zasad funkcjonowania konta 011 określonych w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r., poz. 342) oraz w zakładowym planie kont ustalonym zarządzeniem Nr 4/2018 Wójta Gminy Mstów z dnia 4 stycznia 2018 r. ze zm., mając na uwadze art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305).

PAWEŁ GĄSIORSKI